Sofort telefonisch informieren
- Termin beginnt in weniger als zwei Stunden.
- Aufwendige Behandlung.
- Stammkunden.
- Kunden mit weiter Anreise.
Kurz zusammengefasst
- Bei Personalausfall zählt vor allem: schnell informieren, eine konkrete Alternative anbieten, keine medizinischen Details nennen.
- Vier fertige Textvorlagen für Telefon, WhatsApp, E-Mail und Buchungsportal, direkt mit Platzhaltern zum Ausfüllen.
- Bei mehreren betroffenen Kunden hilft eine klare Reihenfolge: dringende Fälle zuerst anrufen, der Rest per Nachricht oder E-Mail.
Ein Mitarbeiter ist kurzfristig krank geworden? Dann zählt vor allem eines: schnell, freundlich und professionell kommunizieren. Hier findest du kostenlose Vorlagen für Telefon, E-Mail, WhatsApp und dein Buchungsportal.
Telefonvorlage
Guten Morgen Frau/Herr [Name]. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass unsere Mitarbeiterin/unser Mitarbeiter heute kurzfristig erkrankt ist. Deshalb können wir Ihren Termin heute leider nicht wie geplant durchführen. Ich möchte mich dafür entschuldigen. Ich kann Ihnen direkt folgende Alternativen anbieten: – heute um [Uhrzeit] – morgen um [Uhrzeit] – [Datum/Uhrzeit] Welcher Termin passt Ihnen am besten?
Tipp: Immer zuerst einen Alternativtermin anbieten. So bleibt das Gespräch lösungsorientiert.
WhatsApp-Vorlage
Guten Morgen [Name], leider ist unsere Mitarbeiterin/unser Mitarbeiter heute kurzfristig erkrankt. Deshalb müssen wir Ihren Termin verschieben. Es tut uns sehr leid. Wir können Ihnen alternativ folgende Termine anbieten: 📅 [Datum/Uhrzeit] 📅 [Datum/Uhrzeit] Geben Sie uns einfach kurz Bescheid, welcher Termin für Sie am besten passt. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Ihr Team von [Salonname]
E-Mail-Vorlage
Betreff: Ihr Termin am [Datum] Hallo [Name], leider ist unsere Mitarbeiterin/unser Mitarbeiter heute kurzfristig erkrankt. Aus diesem Grund können wir Ihren Termin am [Datum] leider nicht wie geplant durchführen. Wir möchten uns für die Unannehmlichkeiten entschuldigen. Gerne bieten wir Ihnen direkt folgende Ersatztermine an: – [Datum/Uhrzeit] – [Datum/Uhrzeit] – [Datum/Uhrzeit] Falls keiner dieser Termine passt, finden wir selbstverständlich gemeinsam eine andere Lösung. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Freundliche Grüße [Salonname]
Nachricht im Buchungsportal
Wichtige Information zu Ihrem Termin Leider ist heute kurzfristig eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter erkrankt. Dadurch müssen wir einige Termine neu organisieren. Wir bitten die entstandenen Unannehmlichkeiten zu entschuldigen. Bitte wählen Sie einen der vorgeschlagenen Ersatztermine oder kontaktieren Sie uns, falls Sie Unterstützung benötigen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Wenn mehrere Kunden betroffen sind
WhatsApp oder SMS
- Termin später am Tag.
- Kurze Standardbehandlung.
- Termin erst in einigen Tagen.
- Zusätzliche schriftliche Bestätigung.
Was du vermeiden solltest
✗ „Heute klappt es leider nicht."
✓ Besser erklären, warum.
✗ „Melden Sie sich bitte wegen eines neuen Termins."
✓ Besser direkt zwei oder drei Alternativen anbieten.
✗ Lange Entschuldigungen.
✓ Kurz erklären, Verantwortung übernehmen und Lösung anbieten.
✗ Medizinische Details nennen.
✓ „Unsere Mitarbeiterin ist kurzfristig erkrankt." reicht vollkommen aus.
Checkliste für den Ernstfall
- Alle betroffenen Termine identifizieren.
- Prüfen, welche Termine intern übernommen werden können.
- Ersatztermine festlegen.
- Kunden nach zeitlicher Dringlichkeit sortieren.
- Telefonvorlage bereitlegen.
- WhatsApp- und E-Mail-Vorlage anpassen.
- Alle Änderungen sofort im Kalender dokumentieren.
Häufige Fragen
Nein. Prüfe zunächst, ob Kollegen Termine übernehmen oder Leistungen verschoben werden können.
Eine kurze Information wie „Unsere Mitarbeiterin ist heute kurzfristig erkrankt" genügt. Persönliche oder medizinische Details gehören aus Datenschutzgründen nicht in die Kommunikation.